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论条码系统在企业存货管理中运用

摘 要:面临ERP管理系统失效、仓库作业效率低差错多、存货信息传递滞后、呆滞存货管理无力等问题,越来越多的制造型企业引入仓库条码系统,用于改善仓储管理.本文从条码系统的设计、对存货管理的推动、相应财务管理工作的挑战,简述了企业存货管理方式的创新.

关键词:存货管理;条码系统;提升;挑战

现代企业的竞争,是供应链资源整合能力的竞争,而在供应链的业务链条中,存货贯穿全程.以最小的资金占用保障供应,是企业存货管理的目标.为实现这个目标,除了需求精准、有序采购、高效物流等前提条件外,存货从入库到出库的过程管理是重中之重.财务部门在日常的业务监督检查中,常常发现制造型企业在存货过程管理中面临种种难题,比如,出入库业务效率低且差错率高、库区管理规范难以有效执行、存货信息传递滞后、呆滞存货预警管理无法有效开展等.以上问题即使在应用了成熟的ERP管理软件的企业仍然存在,且因为这些问题的存在,影响ERP系统在物料管理模块的有效运行,导致企业高价引进的ERP管理系统在存货模块沦为单纯的财务信息采集端口.

一、仓库条码系统简介

仓库条码系统是通过条形码扫描方式进行存货移动或状态变更等信息实时采集,最终实现仓库有序管理的信息化系统.该系统最早应用于零售业、仓储物流企业,目前越来越多的制造型企业也通过条码系统提升仓库管理.企业通过定义条码规则、条码信息,建立和ERP管理系统MM模块的接口管理系统,用条码扫描实现存货的入库、内部移库、出库、期末盘点等仓储业务,解决仓储业务中效率低、差错多、信息传递难、内控风险管理等问题.整个管理系统的用户设计主要包括以下几部分(不包括硬件实现方案):

第一,条形码信息的设计.条形码信息用于支撑后续管理规范,应根据管理需求尽可能详尽,主要包括物料编号、物料名称、供应商、供货通知单号、入库日期、生产日期、版本号、批次号、数量、库区、质量标识等;

第二,条码系统下的仓库作业流程设计.区别于手工模式下的仓库作业,存货的出入库均通过扫码枪扫码条形码实现.作业流程设计中应兼顾效率和风险管控双重原则.

第三,基于条码系统的内部管理报表设计.条码系统实现了真实库存信息的实时共享,实现了存货的批次管理,基于这两项进步,财务部门协同计划、采购、物流进行多类型管理报表的设计开发.比如,存货的库龄分析表(基于批次)、呆滞存货分析表、销售订单的存货匹配度分析表、库存和未来需求的匹配度分析表等等.这些管理报表的应用将对于提升企业周转效率、降低资金占用、减少呆滞报废发挥重要作用.

二、仓库条码系统对存货管理的推动

第一,简化仓库作业流程,提升工作效率.一方面,扫码枪实时扫描替代了原先的仓库手工台账登记及ERP管理系统的事后录入,大大减轻了仓管员的工作量,提升了工作效率;另一方面,实现库区管理规范和先进先出的有效执行,根据设定的库区管理规则,扫描系统根据各库位的存放情况,自动分配入库物料应存放的区域或拟出库物料应出库的库区,减少了入库作业中上架工作难度和出库作业中拣配工作难度.

第二,实现存货信息的实时共享,为企业MRP系统有效运行创造条件.手工模式下仓管员的作业流程注定无法实现库存信息的实时共享,扫码系统上线后,扫码代替了手工录入,直接在实物移动时将存货的出入库记录到集成的信息系统,系统自动结算剩余库存情况,实现存货信息的实时共享;同时,质量部门的制程质量检测、库存质量检测也通过扫码枪进行信息录入,在质量决策完成的第一时间,将信息共享给仓库、计划、采购等部门.

第三,提升企业存货的内控风险管理能力.首先,条码系统取消了仓管员的手工录入权限,所有的出入库業务均有前端业务发起,比如物料入库由采购下达供货通知单、车间领料由车间申请领料,仓管员只能在前端发起的业务中进行固化操作,规避了仓管员工作失误或监守自盗的可能性;其次,条码系统创新了仓库存货盘点的方式,仓管员随时可使用扫码枪扫描盘点,扫描后自动加总计算并和系统账务进行核对,速度快准确率高,有效提升了仓管员日常业务自查及月底财务监盘的效率效果.此外,条码系统可结合库存的上下限,实现企业安全库存及库存限额的管理.

第四,推动呆滞存货的预警管理,减少报废损失.呆滞存货是指短时间内不会使用、周转率极低或者永远不会使用的库存,具有极大减值风险.条码系统上线实现了存货的批次管理,通过扫码枪录入及后期报表开发,对呆滞存货分批次标识,包括根据生产日期统计的临期过期物料、根据质量决策判定的异常物料、根据出库频次统计的周转率极低物料、拟下市产品的专用物料等信息,通过这些呆滞存货信息的自动提报,有效推动呆滞存货的关注和处置,减少报废损失.

三、仓库条码系统对财务管理工作带来的挑战

条码系统是信息化技术在仓库管理的进一步应用,对仓库作业带来了较大的提升,但同时也对财务部门如何在新环境下发挥“监督和协作”双重职责带来了挑战.第一,财务部门对存货管理过程中的风险监督,应侧重于条码系统设计中的作业流程合规性、条码系统运行中软硬件运行顺畅度、条码系统下反馈出来的呆滞料处理推动等;第二,财务协作和服务职能发生转变.一方面可协同业务部门基于条码系统搭建有效的分析报表,将条码系统实时共享的信息转化为有效的管理信息,帮助计划、采购、物流提升业务顺畅度;另一方面,条码系统对仓库及采购物流等相关部门的操作人员技能要求较高,财务部门应定期组织开展培训工作,提升操作技能及管理意识.

参考文献:

[1]李剑.条形码管理系统在生产企业中的应用[J].大科技·科技天地,2013.

[2]吕惠馨.企业存货管理存在的问题及对策[J].会计师,2017.

(作者单位:香飘飘食品股份有限公司)

存货管理论文范文结:

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